Anna Piskořová: Osobní setkání a diskuze o tématech, která lidi zajímají, jsou zásadní

Organizace rozsáhlých akcí, jako je HPE Technology Tour vyžaduje pečlivou přípravu a důraz na detaily. Anna Piskořová nám v rozhovoru prozradila, jak probíhá plánování, co účastníci nejvíce oceňují a proč je důležité myslet i na kapacitní podmínky. HPE Technology Tour není jen o odborných přednáškách, ale především o komunitě, osobním přístupu a praktických ukázkách, které jsou pro účastníky klíčové.

Jak vypadá váš typický den při organizaci takové akce? Hlavně s ohledem na to, že jde o rozsáhlou událost, která probíhá ve více městech po celé republice.

Příprava HPE Technology Tour, kterou organizačně vedu, začíná už v červnu, někdy i v květnu. Prvním krokem je zajištění lokalit ve velkých městech, kde akci pořádáme. Tyto prostory jsou velmi žádané, takže je nutné je rezervovat s předstihem. S obchodníky vybíráme města, která dávají smysl, a vzhledem k tomu, že HPE Technology Tour probíhá každoročně již od roku 2018, máme už osvědčené lokace. Program připravujeme už několik měsíců dopředu, protože chceme účastníky zaujmout a zároveň se vyhnout tomu, abychom zapadli mezi konkurencí.

Jak se osobně připravujete na den akce? Jak zvládáte stres?

Stres je nevyhnutelný, hlavně ráno před akcí. Bojím se, aby vše proběhlo, jak má, aby dorazili lidé a technika fungovala. Pomáhá mi podpora kolegů a čokoláda, ta je pro mě zaručeným pomocníkem.

Jaký je největší rozdíl mezi pořádáním velké fyzické akce, jako je HPE Technology Tour, a online eventy, které také pořádáte?

Je to velký rozdíl. Webinář je hlavně o administrativě – vytvoříme pozvánku, nastavíme streamovací platformu, a pak už to žije svým životem. U fyzické akce je to o osobním kontaktu, přípravě doprovodného programu a větší komunikaci. Fyzické akce vyžadují i delší přípravy a pak i follow-up aktivity, které se věnují tématům, jež zaujaly účastníky.

Co na HPE Technology Tour účastníci nejvíce oceňují?

Nejvíce oceňují praktické ukázky a workshopy. Lidé chtějí být součástí akce, diskutovat a zapojovat se. Například při AI eventu jsme umožnili účastníkům pracovat s demo prostředím, což mělo velký úspěch, a letos to chceme zahrnout i do HPE Technology Tour.

Kolik lidí celkově akci navštíví?

Na každou lokalitu cílíme na přibližně 50 účastníků, abychom udrželi osobní přístup a komunitní atmosféru. Vloni jsme zkusili v Praze násobně větší kapacitu, ale ztratili jsme osobní kontakt, proto jsme letos pražskou akci rozdělili na dva dny.

Kdybyste měla HPE Technology Tour popsat jedním slovem nebo větou, co by to bylo? Komunita, praktické zkušenosti, nebo něco jiného, co považujete za nejdůležitější část?

Pro mě je to jednoznačně o spojení a udržení komunity. Kromě toho také předáváme praktické zkušenosti, což je velmi důležité. Klíčové je, když se lidé osobně potkají, diskutují o tématech, která je zajímají, a získají praktické ukázky toho, jak se problémy řeší.

Je na organizaci takové akce něco, co by běžní účastníci neviděli na první pohled, ale co je přesto klíčové pro úspěch akce?

Možná to bude znít úsměvně, ale jedním z klíčových prvků je dobrý catering. Každá lokalita má své preference, a proto je důležité mít dobře načasované coffee breaky a zajistit širokou nabídku jídel pro všechny účastníky. Samozřejmě nesmí chybět dobrá káva. Dalším důležitým prvkem je přesná koordinace času. Musím hlídat, aby se jednotlivé bloky nepřetahovaly, jinak může dojít ke skluzu, což by narušilo celkový harmonogram.

Co byste vzkázala lidem, kteří na vaší akci ještě nebyli a zvažují účast?

Naše akce není festival s kapelami, ale nabízí jedinečnou příležitost strávit den s odborníky, získat praktické zkušenosti a vyzkoušet si technologie na vlastní kůži. Účastníci mohou osobně probrat své problémy s experty a dozvědět se o aktuálních trendech. A samozřejmě nebude chybět dobré jídlo a káva!
Pokud by pro čtenáře byla akce zajímavá, stále zůstává pár volných míst, takže je možnost se registrovat. Budeme se těšit na osobní setkání.